Đề trả lời email câu 6–7 trông thế nào
Đề trả lời email ở câu 6–7 trông thế nào, có những loại email và kiểu yêu cầu nào. Bài có một đề ví dụ và bảng các kiểu Directions.
Câu 6 và câu 7 cùng một dạng: màn hình hiện một email, bạn đọc rồi viết thư trả lời theo đúng những gì Directions yêu cầu. Nhiều bạn mất điểm vì chưa hiểu rõ đề bài trông như thế nào nên vào phòng thi bị bất ngờ, chứ không phải vì viết sai ngữ pháp. Bài này trình bày đúng dạng đề: cấu trúc màn hình, các loại email thường gặp, các kiểu yêu cầu trong Directions, và cách tính điểm.
1. Màn hình đề bài có gì
Câu 6 và câu 7 đều có ba phần hiện trên màn hình, luôn theo đúng thứ tự này:
- Thông tin người gửi: tên, chức vụ (nếu có), và dòng Subject nói chủ đề email.
- Nội dung email: một đoạn ngắn, thường 2–4 câu, nói lý do người này viết thư cho bạn.
- Directions: một hoặc hai câu, nói bạn đóng vai ai và thư trả lời phải có nội dung gì. Các số lượng như TWO, ONE được viết hoa và gạch dưới.
Email và Directions luôn hiện cùng lúc, không ẩn phần nào. Bạn có thể đọc lại Directions bao nhiêu lần cũng được trong 10 phút của câu đó, miễn đừng để hết giờ mà quên viết.
From: Hannah Pierce, Office Manager, Lindell Supplies
Subject: Printer in the break room
The printer in the break room has been out of order since Monday. I know a few people use it for personal documents, so I wanted to let everyone know before I call for repairs. Please let me know if this is urgent for you.
Directions: Respond to the e-mail as if you are an employee. In your e-mail, explain ONE problem the broken printer is causing and ask ONE question.
Đề này không hỏi thông tin cá nhân như tên hay sở thích. Người gửi là quản lý văn phòng, báo một việc và hỏi ý bạn. Thư trả lời của bạn phải nói đúng ONE vấn đề máy in hỏng gây ra cho bạn, và đặt ONE câu hỏi. Cách đọc kỹ Directions để không bỏ sót yêu cầu được nói riêng ở bài "Đọc đề và xác định từng yêu cầu".
2. Thời gian và quy tắc Next/Back
Mỗi câu có đúng 10 phút, đồng hồ đếm lùi hiện trên màn hình. Hai câu tính giờ riêng, không dùng chung một khoảng 20 phút.
- Trong 10 phút của câu 6, bạn có thể gõ, xoá, sửa thoải mái, bấm qua lại giữa email và ô trả lời.
- Khi bấm Next để qua câu 7, hoặc khi hết 10 phút, bài câu 6 được nộp. Bạn không quay lại sửa câu 6 được nữa, kể cả khi câu 7 còn thời gian.
- Nếu viết xong câu 6 sớm, bạn nên dùng thời gian còn lại để đọc lại bài, không nên bấm Next ngay. Cách chia 10 phút hợp lý được nói ở bài "Chia 10 phút cho một email".
3. Các loại email hay gặp
Người gửi email trong đề thường là một trong bốn loại dưới đây. Nhận ra loại email, bạn đoán trước được giọng thư trả lời nên lịch sự, thân mật, hay rõ ràng dứt khoát.
| Loại email | Người gửi thường là | Ví dụ chủ đề |
|---|---|---|
| Khách hàng hỏi | người mua hàng, người đặt dịch vụ, hỏi về sản phẩm hoặc đơn hàng | Subject: Question about my orderChủ đề: Thắc mắc về đơn hàng của tôi |
| Đồng nghiệp nhờ | người cùng công ty, nhờ đổi lịch, nhờ giúp một việc, hỏi tiến độ công việc | Subject: Can you cover my shift?Chủ đề: Bạn đổi ca giúp mình được không? |
| Công ty mời | ban tổ chức, quản lý, trung tâm, mời tham gia sự kiện, chương trình, khoá học | Subject: Invitation to our customer appreciation eventChủ đề: Thư mời tham dự sự kiện tri ân khách hàng |
| Thông báo sự cố | quản lý, bộ phận hỗ trợ, báo một việc bị trì hoãn, hỏng, thay đổi | Subject: Delay in your deliveryChủ đề: Đơn hàng của bạn bị giao trễ |
Bốn loại này không tách biệt hoàn toàn. Đề máy in ở mục 1 vừa là thông báo sự cố, vừa cần bạn trả lời như một đồng nghiệp trong cùng công ty. Cách viết đúng giọng theo từng vai được nói ở bài "Viết đúng vai khách hàng, nhân viên hay quản lý".
4. Các kiểu yêu cầu trong Directions
Directions không yêu cầu bạn kể lại chuyện của mình tự do. Đề luôn chỉ định rõ loại việc phải làm và số lượng. Năm kiểu yêu cầu dưới đây là những kiểu hay gặp nhất.
| Directions ghi | Nghĩa là bạn phải | Ví dụ cụm trong Directions |
|---|---|---|
| đưa thông tin | nói ra sự thật về bản thân hoặc tình huống của bạn | give TWO pieces of information about your schedule |
| đặt câu hỏi | hỏi người gửi một điều bạn muốn biết thêm | ask ONE question about the event |
| đưa ra yêu cầu | nhờ người gửi làm một việc cụ thể cho bạn | make ONE request |
| đưa ra đề xuất | gợi ý một cách làm hoặc một thay đổi | suggest ONE way to solve the problem |
| trình bày vấn đề | giải thích rõ việc đang gây khó cho bạn | explain ONE problem you are having |
Một đề thường kết hợp hai kiểu khác nhau, ví dụ đưa thông tin và đặt câu hỏi, hoặc trình bày vấn đề và đưa ra yêu cầu. Số lượng đi kèm thường là ONE hoặc TWO, đôi khi THREE nếu đề chỉ yêu cầu một kiểu việc. Mẫu câu cụ thể cho từng kiểu được nói ở các bài "Mẫu câu đưa thông tin và đặt câu hỏi", "Mẫu câu yêu cầu, đề xuất và nhờ giúp", và "Mẫu câu xin lỗi, phàn nàn, cảm ơn và từ chối".
Số TWO hay THREE trong Directions là số lượng bắt buộc, không phải gợi ý. Thư viết một thông tin khi đề hỏi TWO thì dù câu văn hay vẫn không thể đạt điểm cao, vì chưa làm đủ yêu cầu.
5. Một đề đầy đủ, đọc từ đầu đến cuối
Phần sau là một đề ví dụ đầy đủ ba phần như khi đi thi, để người học hình dung trước khi vào các bài sau.
From: Daniel Ortiz, Manager, Westfield Language Center
Subject: Change in class schedule
We need to move your Tuesday evening class to Wednesday evening starting next month. Please let us know if this new time works for you, and feel free to share any concerns.
Directions: Respond to the e-mail as if you are a student at the center. In your e-mail, give ONE piece of information about your weekly schedule and make ONE request.
Đọc đề này, bạn cần nhận ra: người gửi là quản lý trung tâm, bạn là học viên; email báo một thay đổi và hỏi ý bạn; Directions yêu cầu một thông tin về lịch của bạn và một yêu cầu. Thư trả lời sẽ cần nói lịch của bạn vào tối thứ Tư như thế nào, và nhờ trung tâm một việc liên quan, ví dụ đổi sang buổi khác hoặc gửi lại tài liệu đã học. Cách phân tích đề kiểu này từng bước được nói kỹ ở bài "Đọc đề và xác định từng yêu cầu".
6. Thang điểm 0–4, hiểu ở mức tổng quát
Mỗi câu 6 và câu 7 được chấm riêng, theo thang 0 đến 4 điểm. Giám khảo nhìn vào hai điều chính: thư có làm đủ các yêu cầu trong Directions không, và thư có tổ chức rõ ràng, xưng hô phù hợp, ít lỗi ngữ pháp không.
| Mức điểm | Cách hiểu chung |
|---|---|
| 4 | Đủ mọi yêu cầu, rõ ràng, xưng hô đúng. |
| 3 | Đã cố gắng làm tất cả yêu cầu nhưng còn điểm yếu (có thể một yêu cầu chỉ làm một phần); tổ chức, giọng điệu, lỗi yếu hơn mức 4. |
| 2 | Thiếu yêu cầu hoặc nhiều điểm yếu. |
| 1 | Gần như không làm được yêu cầu nào. |
| 0 | Bỏ trống, chép lại đề, hoặc viết lạc đề. |
Bảng trên chỉ để bạn có hình dung chung ngay từ bài đầu. Mô tả đầy đủ từng mức điểm, kèm ví dụ bài 2 điểm và bài 4 điểm cho cùng một đề, được trình bày ở bài V6.3: "Cách sắp xếp một email trả lời".
7. Vì sao thiếu một yêu cầu lại mất nhiều điểm hơn bạn nghĩ
Một email viết câu chữ trôi chảy, không có lỗi ngữ pháp nào, nhưng chỉ trả lời 1 trong 2 câu hỏi mà đề yêu cầu, vẫn không thể đạt 4 điểm. Lý do là bài chấm theo nội dung trước, câu chữ sau. Thiếu một yêu cầu nghĩa là thư chưa làm xong việc đề giao, bất kể văn phong tốt đến đâu.
Ngược lại, một thư có vài lỗi nhỏ như thiếu mạo từ hay chia động từ sai một chỗ, nhưng làm đủ mọi yêu cầu và dễ hiểu, vẫn có thể đạt điểm khá cao. Vì vậy, việc đầu tiên khi đọc đề là liệt kê đủ các yêu cầu, thay vì nghĩ câu mở đầu hay.
8. Các bài tiếp theo trong nhóm này
Nhóm bài về câu 6–7 gồm các bài sau, mỗi bài tập trung vào một kỹ năng riêng:
- "Đọc đề và xác định từng yêu cầu": cách đọc Directions trước, nhận ra vai, số lượng, loại việc, và các bẫy thường gặp trong đề.
- "Cách sắp xếp một email trả lời": bố cục 4 phần cho một email, mỗi yêu cầu viết thành một đoạn riêng.
- "Mẫu câu đưa thông tin và đặt câu hỏi": cách viết thông tin có chi tiết cụ thể, cách đặt câu hỏi lịch sự đúng trật tự từ.
- "Mẫu câu yêu cầu, đề xuất và nhờ giúp": mẫu câu nhờ việc, đề xuất cách giải quyết.
- "Mẫu câu xin lỗi, phàn nàn, cảm ơn và từ chối": mẫu câu cho các tình huống cần giữ giọng lịch sự dù nội dung không vui.
- "Viết đúng vai khách hàng, nhân viên hay quản lý": cách chọn giọng văn và nội dung theo đúng vai Directions giao.
- "Lỗi hay mất điểm ở câu 6–7": tổng hợp các lỗi khiến bài bị trừ điểm nhiều nhất.
- "Chia 10 phút cho một email": cách phân bổ thời gian hợp lý cho từng phần của thư.
Bạn nên đọc các bài theo thứ tự trên, vì bài sau thường dùng lại cách đọc đề và bố cục đã học ở bài trước.
Đọc đề dưới đây rồi trả lời ba câu hỏi bên dưới, chưa cần viết thư trả lời.
From: Olivia Grant, Front Desk Supervisor, Birchwood Hotel
Subject: Your recent stay with us
We noticed that the air conditioner in your room was not working properly during your stay last week. We would like to know more about this so we can improve our service.
Directions: Respond to the e-mail as if you are a guest who stayed at the hotel. In your e-mail, explain TWO problems you experienced and make ONE suggestion.
- Người gửi email là ai, và bạn đóng vai gì khi trả lời?
- Directions yêu cầu những loại việc gì, với số lượng bao nhiêu?
- Email này thuộc loại nào trong bốn loại ở mục 3: khách hàng hỏi, đồng nghiệp nhờ, công ty mời, hay thông báo sự cố?
Xem đáp án
- Câu 1: người gửi là giám sát lễ tân (Front Desk Supervisor) của khách sạn. Bạn đóng vai một khách đã ở khách sạn này.
- Câu 2: trình bày TWO vấn đề đã gặp, và đưa ra ONE đề xuất.
- Câu 3: gần với loại thông báo sự cố, nhưng ở đây chính khách sạn chủ động hỏi về sự cố, nên vai của bạn là người phản hồi với tư cách khách hàng.
- Câu 6–7 đều là đọc một email rồi viết thư trả lời theo Directions, mỗi câu 10 phút riêng, không quay lại được khi đã qua câu sau.
- Bốn loại email hay gặp: khách hàng hỏi, đồng nghiệp nhờ, công ty mời, thông báo sự cố.
- Năm kiểu yêu cầu hay gặp: đưa thông tin, đặt câu hỏi, đưa ra yêu cầu, đưa ra đề xuất, trình bày vấn đề, luôn kèm số lượng TWO/THREE/ONE.
- Thang điểm 0–4, chấm nội dung đủ yêu cầu trước, câu chữ sau.
- Thiếu một yêu cầu thì bài không thể đạt điểm cao, dù câu văn viết tốt.